Por Gabriel Fiuza
O termo “Governança” vem do ato
de governar por meio de uma gestão. O gestor deve garantir as estratégias e
decisões mais adequadas para a geração de resultados.
Garantindo uma boa gestão dos
processos, haverá muitos ganhos para a área e para a empresa, como:
– Ganho de produtividade;
– Estratégia organizacional;
– Simplificar, agilizar e flexibilizar as atividades;
– Melhora na tomada de decisão;
– Aplicação de abordagens inovadoras;
– Redução de custos;
– Gestão de competências.
Para a implementação da Gestão de Processos na empresa, é fundamental que tenha um bom mapeamento de processos com: fluxogramas e a padronização (versionamento dos processos), com isso a condução das ações dos colaboradores da empresa poderá se tornar mais sólida contribuindo para a preservação da gestão do conhecimento e deve ser elaborado os indicadores e metas de desempenhos.
A área de Processos, anda
lado a lado coma área de Qualidade, pois de um lado são criados os fluxos e os
processos, e do outro, é garantido que aquele processo/ fluxo está sendo
seguido. A partir do momento que não houver conformidade, o objetivo principal
é entender a necessidade do cliente interno (área) para auxiliar e implementar
melhorias para o time. Diante desse cenário, o grande objetivo de toda área de
Processos e Qualidade é certificar a empresa com uma ISO 9001, o certificado
de Qualidade.
Fluxograma
Um fluxograma é um
diagrama que descreve o passo a passo de um processo, sistema ou algoritmo. O
intuito de criar fluxos é para ser um facilitador na hora de estudar, de
executar alguma atividade, se planejar, na melhora da comunicação e servirá
como um documento oficial da área que poderá ser divulgado internamente para todos
os colaboradores terem a ciência de como funcional tal área ou determinado
processo. Existem algumas ferramentas para criar fluxos, algumas são pagas,
outras não, algumas são amigáveis, e outras não, para visualizar melhor, existe
um artigo com exemplos de ferramentas de fluxograma, clique neste link (link do
blog das 5 Ferramentas de Fluxograma). Agora, segue abaixo um exemplo de um
fluxo bem simples criado no Bizagi:
Versionamento de Processos
A gestão de
documentos é uma das partes mais importantes para a conformidade de uma empresa
no longo prazo.
Cada atualização representa uma evolução pontual, chamado de
versionamento de softwares, por exemplo, a mudança da versão 1.0 para uma 1.1,
isso já demonstra que houve uma evolução naquele processo. O versionamento é
muito importante para garantir compliance da empresa de acordo com seus
serviços prestados e para gerar um histórico de evolução. É muito importante
guardar as versões anteriores em uma pasta separada da versão atual.
ISO 9001
A ISO 9001, foi criada em 1987 baseada na norma britânica BS5750 (Quality Assurance), ela tem como objetivo geral melhorar e padronizar os processos das empresas, gerando uma qualidade mais eficaz e eficiente dos produtos, na gestão, na entrega de produtos/ serviços, focando na gestão estratégica da empresa. Desta forma, é possível melhorar a eficiência operacional e a satisfação dos clientes.
Com o objetivo de melhorar o desempenho das organizações para o alcance de um alto nível de qualidade em suas operações, a Certificação ISO 9001 promove o cumprimento de requisitos legais e regulatórios, ajudando as empresas a enriquecerem seu nome no mercado gerando confiança para conquistar novos clientes e novas oportunidades de negociações.
Empresas como Apple, Walmart, Dell, Samsung, Petrobrás, Embraer, Coca-Cola e Vale, por exemplo, são certificadas pelo ISO 9001:2015.
Conclusão
Ter os processos e atividades bem descritos e atualizados, é
fundamental para qualquer empresa que busca o aperfeiçoamento contínuo. O maior
objetivo é fazer com que as empresas se enquadrem nas novas realidades impostas
pelo mercado para se manter sempre no topo, diante disso, uma certificação ISO
9001 elevará cada vez mais o nome dela, e assim ganhará mais clientes,
visibilidade e reconhecimento no mercado. Por isso, é muito importante manter
sempre os documentos da sua área bem atualizados, contendo as versões
anteriores para ter uma linha de evolução de determinado processo e assim, como
um todo, deixar a empresa em compliance, ou seja, estar em conformidade com
leis, regras, normas e políticas com seus documentos.
gabriel.fiuza@darede.com.br
Gabriel Fiuza é formado em Gestão da Tecnologia da Informação e possui uma larga experiência na análise e verificação de controles internos, bem como na certificação do cumprimento de algumas normas como a LGPD eo ISO 9001:2015. Ele possui uma certificação AWS Cloud Practitioner.
